Hoe u zich kunt registreren als werkgever in een nieuwe markt: belangrijkste vereisten voor Cyprus

Hoe u zich kunt registreren als werkgever in een nieuwe markt: belangrijkste vereisten voor Cyprus

Aankomst in Cyprus, uw toegangspoort tot internationale expansie! Cyprus is een toegangspunt voor bedrijven die bereid zijn nieuwe markten te betreden en biedt een unieke en opwindende zakelijke omgeving. Hoewel het registratieproces voor werkgevers in het begin behoorlijk ingewikkeld kan lijken, zal deze gids u helpen een duidelijk stappenplan naar succes te bieden.

Deze grondige gids begeleidt u bij elke stap van het opzetten van uw werkgeversactiviteiten op Cyprus. We overlopen elke belangrijke fase, van het nastreven van de benodigde vergunningen en registraties tot het beheren van de complianceverplichtingen. Onze aanpak is uniek omdat deze de nadruk legt op eigentijdse, effectieve oplossingen, zoals virtuele kantoorinstallaties en onze baanbrekende eBranch-service, die uw toegang tot de Cypriotische markt aanzienlijk kunnen versnellen zonder dat u hiervoor een PEO-diensten of een lokaal bedrijf.

Of u nu een gevestigd bedrijf bent dat wil uitbreiden of een startup die klaar is om te groeien, deze gids biedt u de vaardigheden en informatie die u nodig heeft om u met vertrouwen als werkgever in Cyprus te registreren. Aan het eind heeft u een realistisch inzicht in de procedures, deadlines en vereisten, zodat u uw Cypriotische bedrijfsactiviteiten snel en gemakkelijk kunt starten.

Laten we samen dit spannende avontuur aangaan en zien hoe de Cypriotische markt uw bedrijf ten goede kan komen. Bent u bereid het proces van succesvolle expansie van Cyprus te starten? Laten we samen de taak van mondiale expansie op ons nemen en er een spannende kans op ontwikkeling en prestatie van maken!

Registreren als werkgever op Cyprus

Zorg voor een werkgeversregistratienummer

Aanvraagproces

Om u als werkgever in Cyprus te kunnen registreren, moet u een aanvraag indienen bij de socialeverzekeringsdienst voor een werkgever registratienummer. De essentiële acties zijn:

1. Formulier SIS 1-001 invullen (aanvraag tot registratie van werkgever)

2. Lever het formulier in bij een Sociale Verzekeringsdistrictskantoor of Burgerservicepunt

3. Registreer u afzonderlijk voor elk zakendistrict en elke economische activiteit

4. Wacht tot u uw unieke werkgeversregistratienummer ontvangt

Dit registratienummer zal essentieel zijn voor alle toekomstige interacties met de socialeverzekeringsdiensten en voor het betalen van de vereiste bijdragen.

Vereiste documenten

De documenten die nodig zijn voor werkgeversregistratie zijn afhankelijk van het type entiteit:

Voor individuele werkgevers:

• Kopie identiteitskaart Cyprus OF

• EU/EER/Zwitserse identiteitskaart OF

• Vreemdelingenregistratiekaart

Voor rechtspersonen:

• Certificaat van oprichting

• Certificaat van directeuren en secretaris

• Certificaat van aandelen

• Partnerschapsregistratiecertificaat (voor partnerschappen)

Verwerkingstijd en ondersteuning

Zodra u de aanvraag heeft ingediend, zal de Socialeverzekeringsdienst deze in behandeling nemen en uw werkgeversregistratienummer toekennen. Voor medewerkersgerelateerde notificaties kunt u vervolgens gebruik maken van het moderne ERGANI systeem.

Op elk wijkkantoor Sociale Verzekeringen zijn communicatiemedewerkers aanwezig die u kunnen helpen als u zich wilt registreren of antwoord wilt geven op eventuele vragen.

Je hoeft alleen maar register met de kantoren voordat u een dienstverband aangaat, omdat de wet dit op Cyprus vereist. Ook al heeft u vaste medewerkers in dienst, medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd of met vaste arbeidsvoorwaarden, toch moet u zich toch laten registreren.

Met behulp van de meegeleverde elektronische systemen kunt u eenvoudig uw verplichtingen jegens uw werkgever beheren, zelfs als u op afstand werkt. De moderne aanpak zal u helpen zich te concentreren op de verdere ontwikkeling van het bedrijfsleven in de dynamische markt van Cyprus.

Registreren bij socialeverzekeringsdiensten op Cyprus

Verantwoordelijkheden van werkgevers

Als u een werkgever bent die op Cyprus actief is, moet u zich registreren bij de Sociale Verzekeringsdienst (SIS) en bijdragen leveren aan de vijf onderstaande cruciale fondsen:

1. Sociaal Verzekeringsfonds

2. Jaarlijks verloffonds

3. Ontslagfonds

4. Fonds voor de ontwikkeling van menselijke hulpbronnen

5. Sociaal Cohesiefonds

Deze bijdragen moeten uiterlijk aan het einde van elke kalendermaand na de bijdrageperiode worden betaald.

Registratieproces voor medewerkers

Om uw werknemers bij het SIS te registreren, moet u:

1. Breng het SIS minstens één dag vóór de startdatum op de hoogte van nieuwe medewerkers.

2. Gebruik het ERGANI-systeem (https://ergani.mlsi.gov.cy) voor alle werknemersmeldingen.

3. Geef elke werknemer een “Certificaat van aanvang van het dienstverband” (formulier SIS 5-018).

4. Bewaar kopieën van alle documentatie voor uw administratie.

Bijdragetarieven en betaling

De premietarieven voor 2024 zijn als volgt:

Fondstype	Werkgeverstarief	Medewerkerstarief
Sociale verzekering	8,8%	8,8%
Ontslag	1,2%	-
Opleiding & Ontwikkeling	0,5%	-
Sociale Cohesie	2,0%	-
Totaal	12,5%	8,8%

Het maximaal verzekerbare inkomen voor 2024 bedraagt ​​€ 5.239,- per maand of € 62.868,- per jaar. Het Sociaal Cohesiefonds wordt echter zonder plafond berekend op basis van de totale inkomsten.

U kunt deze betalingen beheren via de eBranch-systeem op Cyprus, zonder dat er een lokale entiteit nodig is. Zorg ervoor dat u gedetailleerde gegevens bijhoudt van de inkomsten van werknemers, premieberekeningen, betalingsbevestigingen en documentatie over de sociale verzekeringen.

Het naleven van deze sociale verzekeringsverplichtingen is van cruciaal belang voor het leggen van een solide basis voor uw bedrijfsactiviteiten op Cyprus.

Payroll- en belastinginhouding instellen op Cyprus

Loonvereisten

• Maandelijkse salarisbetalingen, betaalbaar vóór het einde van de maand

• Inclusief basissalaris, bonussen en toelagen

• Bijdrage aan vakantiefonds (6-9% van salaris)

• Trek de premies voor de sociale verzekeringen en de gezondheidszorg af

• Optioneel 13e salaris in december

U kunt alle loonadministratieactiviteiten beheren via het eBranch-systeem in Cyprus, zonder dat u een lokale entiteit nodig heeft.

Verantwoordelijkheden voor belastinginhouding

In Cyprus wordt het Pay As You Earn (PAYE)-systeem geïmplementeerd, waarbij werkgevers persoonlijke inkomstenbelasting moeten inhouden op de lonen van werknemers. De belastingschijven voor 2024 zijn als volgt:

Jaarinkomen (EUR)	Belastingtarief
Tot 19.500	0%
19.501 - 28.000	20%
28.001 - 36.300	25%
36.301 - 60.000	30%
Ruim 60.000	35%

Als werkgever zijn jouw verantwoordelijkheden onder andere:

• Berekening van de maandelijkse belastingaftrek

• Het inhouden van de juiste bedragen

• Het indienen van ingehouden belastingen bij de Belastingdienst

• Nauwkeurige administratie bijhouden

Deadlines voor rapportage

Maandelijkse deadlines:

• Belastinginhoudingen: Tegen het einde van de volgende maand

• Sociale premies: Tegen het einde van de volgende maand

• Salarisverwerking: Laatste werkdag van elke maand

Jaarlijkse deadlines:

• TD61 belastingformulieren: Maandelijkse indiening

• Aangiften werknemersbelasting (TD1): 31 juli van het volgende jaar

• Laatste belastingbetalingen: 31 juli van het volgende jaar

De deadline voor het indienen van belastingaangiften voor boekjaar 2023 was vastgesteld op 31 oktober 2024. In Cyprus kunt u de loonadministratie en belastingen efficiënt afhandelen met elektronische systemen, vooral bij operaties op afstand. U zult automatische herinneringen aan dergelijke deadlines nuttig vinden om u in staat te stellen aan uw verplichtingen te voldoen en een goed gelegen bedrijf op Cyprus op te zetten.

Naleven van de arbeidswetten op Cyprus

Belangrijke arbeidsvoorschriften

De belangrijkste arbeidswetten en -regels waarvan u op Cyprus op de hoogte moet zijn, zijn onder meer:

• Wet op de tewerkstelling van personen

• Wet op de sociale zekerheid

• Wet op de moederschapsbescherming

• Wet op de gezondheid en veiligheid op de werkplek

In 2023 heeft Cyprus zijn arbeidswetgeving herzien door een nationaal minimumloon van € 1.000 in te voeren (€ 900 voor de eerste zes maanden).

Arbeidsovereenkomsten

Hoewel dit niet wettelijk verplicht is, wordt het in Cyprus sterk aangeraden om schriftelijke overeenkomsten te hebben. Het is van essentieel belang om werknemers binnen zeven dagen na hun aanwerving schriftelijke voorwaarden te verstrekken, waarin het volgende wordt uiteengezet:

Essentiële contractelementen	Waarom het ertoe doet
Bedrijfs- en werknemersgegevens	Juridische duidelijkheid
Functie en locatie	Duidelijke verwachtingen
Startdatum & duur	Tijdlijndefinitie
Vergoeding en voordelen	Financiële transparantie
Werkschema	Tijdbeheer

U kunt contractdocumentatie elektronisch beheren via uw virtuele kantooropstelling.

Werktijden- en verlofbeleid

Cyprus biedt flexibiliteit bij het beheren van werktijden en verlof:

Werktijden:

• Standaardweek: 38-40 uur

• Maximaal (inclusief overuren): 48 uur per week

• Dagelijkse rust: Minimaal 11 aaneengesloten uren

• Wekelijkse rust: Minimaal 24 aaneengesloten uren

• Nachtploegarbeiders: Diensten van maximaal 8 uur

Verlofrechten:

• Jaarlijks verlof: 20 dagen (5-daagse week) of 24 dagen (6-daagse week)

• Zwangerschapsverlof: 18 weken betaald (11 weken verplicht voor/na de geboorte)

• Vaderschapsverlof: 2 weken binnen de eerste 16 weken na de geboorte

• Ziekteverlof: Tot 156 dagen (met variërende betalingstarieven)

Werknemers krijgen nu vanaf dag één jaarlijks verlof en u kunt het bijhouden van verlof beheren via uw eBranch-account.

Voor weekendwerk heb je speciale toestemming nodig van het Ministerie van Arbeid (behalve in noodgevallen), maar weekendwerkers krijgen 1,5x het reguliere loon.

Invoering van veiligheidsmaatregelen op de werkplek op Cyprus

Vereisten voor gezondheid en veiligheid

In Cyprus moet u een speciale veiligheidsfunctionaris in dienst hebben die toezicht houdt op de maatregelen ter bescherming van werknemers als uw personeelsbestand 200 werknemers of meer bedraagt. Daarnaast zult u:

• Opzetten van een Interne Beschermings- en Preventiedienst (ESYPP)

• Implementeer systemen voor gezondheidstoezicht

• Houd gedetailleerde veiligheidsgegevens bij

• Meld ongevallen binnen 15 dagen

Het goede nieuws is dat u de meeste van deze veiligheidsdocumentatievereisten kunt beheren via het eBranch-systeem van Cyprus, zelfs zonder een lokaal kantoor.

Risicobeoordelingen

Het uitvoeren van grondige risicobeoordelingen is van cruciaal belang voor het behoud van een veilige werkplek op Cyprus. Het proces omvat een aanpak in 5 stappen:

Risiconiveau	Actie vereist	Beoordelingsperiode
Laag	Monitoren en registreren	Jaarlijks
Medium	Controles implementeren	Driemaandelijks
Hoog	Onmiddellijke actie	Maandelijks
Kritisch	Stop met werken totdat het probleem is opgelost	Dagelijks

U kunt de gratis online Interactive Risk Assessment Tools (OiRA) gebruiken om dit proces te stroomlijnen.

Opleiding van medewerkers

Ervoor zorgen dat uw werknemers de nodige veiligheidstraining krijgen, is een belangrijke vereiste op Cyprus:

• Veiligheidsfunctionarissen hebben 130 uur gespecialiseerde training nodig over 20 verschillende onderwerpen

• Alle medewerkers moeten een basisveiligheidstraining krijgen

• Voor taken met een hoog risico is een speciale training vereist

• Regelmatige opfriscursussen zijn verplicht

Cyprus biedt gesubsidieerde trainingsprogramma's aan via de Human Resource Development Authority (HRDA), en u kunt alle trainingsgegevens beheren via uw virtuele kantooropstelling.

Door gebruik te maken van digitale hulpmiddelen en platforms kunt u effectief omgaan met uw verantwoordelijkheden op het gebied van veiligheid op de werkplek op Cyprus, zelfs als u niet fysiek aanwezig bent in het land. Door ervoor te zorgen dat uw risicobeoordelingen actueel zijn en door uw personeel een grondige veiligheidstraining aan te bieden, kunt u een veilige en conforme werkomgeving handhaven.

Houd de vereiste gegevens bij op Cyprus

Medewerkersbestanden

Voor elke medewerker moet u de volgende essentiële persoonlijke documenten bewaren:

Documenttype	Bewaartermijn	Opslagmethode
Arbeidsovereenkomst	6 jaar	Digitaal/fysiek
Kopie identiteitsbewijs/paspoort	6 jaar	Digitaal/fysiek
Woonadres	6 jaar	Digitaal/fysiek
Belastingregistratienummer	6 jaar	Digitaal/fysiek
Burgerservicenummer	6 jaar	Digitaal/fysiek
Werkvergunningen (niet-EU)	Duur van het dienstverband	Digitaal/fysiek

U kunt al deze documenten gemakkelijk opslaan in uw eBranch-account, waardoor er geen fysieke opslag meer nodig is.

Loonadministratie

De belangrijkste loondocumenten die u moet bijhouden zijn:

1. Ondertekende wekelijkse/maandelijkse loonstroken

2. IR.59-formulieren (jaarlijkse aangiften)

3. IR.63-formulieren (certificaten van belastingaftrek)

4. Overurenregistratie

5. Bonusbetalingsgegevens

6. Betalingsberekeningen achterlaten

Uw virtuele kantooropstelling biedt hulpmiddelen om deze loongegevens elektronisch te beheren.

Bovendien moet u voor alle werknemers het volgende bijhouden:

• Dagelijkse werktijden

• Overuren

• Rustperioden

• Medewerkers werken meer dan 48 uur per week

Sociale verzekeringsdocumentatie

De vereiste sociale verzekeringsdocumentatie omvat:

• Berekeningen van maandelijkse bijdragen

• Betalingsbewijzen

• Inschrijvingsformulieren voor werknemers

• Jaarlijkse verlofregistratie

• Ziekteverlofattesten

• Documenten voor moederschaps-/vaderschapsverlof

Best practices voor het bijhouden van gegevens

Om efficiënt en conform recordbeheer te garanderen, kunt u de volgende strategieën overwegen:

1. Gebruik cloudopslag voor gemakkelijke toegang en automatische back-up.

2. Implementeer versiebeheer voor bijgewerkte documenten.

3. Maak digitale mappen per jaar en categorie.

4. Controleer uw administratie regelmatig (driemaandelijks wordt aanbevolen).

5. Garandeer naleving van de AVG door gegevensversleuteling, toegangscontrole en regelmatige gegevensopschoning.

Vergeet niet dat een goede administratie van essentieel belang is voor de naleving van het Ministerie van Arbeid en Sociale Zekerheid op Cyprus. Uw virtuele kantoorinrichting, inclusief het eBranch-systeem, kan deze processen aanzienlijk vereenvoudigen, zelfs zonder een lokale entiteit.

Conclusie

Het vestigen van uw werkgeversaanwezigheid op Cyprus biedt een opwindende kans, ondersteund door een eenvoudig registratieproces. Elke cruciale stap – van het verkrijgen van het werkgeversregistratienummer tot het beheren van de socialezekerheidsbijdragen en de veiligheid op de werkplek – kan efficiënt worden afgehandeld via de digital-first-aanpak van het land.

De beschikbaarheid van moderne oplossingen zoals het eBranch-systeem vereenvoudigt de administratieve lasten, waardoor u de salarisadministratie, het bijhouden van gegevens en de nalevingsvereisten op afstand kunt beheren. Dit digitaal gerichte raamwerk stelt bedrijven in staat gemakkelijk op de Cypriotische markt te navigeren, ongeacht hun fysieke locatie.

Door de eerste stap te zetten en u aan te melden voor een gratis proefperiode van eBranch, kunt u het gemak ervaren van het voldoen aan uw werkgeversverplichtingen op Cyprus, terwijl u tegelijkertijd verzekerd bent van volledige naleving van de lokale regelgeving. Dit ‘digital-first’ pad maakt de weg vrij voor een succesvolle zakenreis, waardoor u een sterke basis kunt leggen en u kunt concentreren op groei in deze dynamische mediterrane markt.