EU-belastinggids 2025: slimme strategieën voor Indiase softwarebedrijven [tips van experts]

Indiase softwarebedrijven hebben ongekende mogelijkheden om uit te breiden naar de EU-markt. Ze hebben toegang tot meer dan 1000 virtuele kantoorlocaties en startup-visumopties op meer dan 20 Europese bestemmingen. Maar groeiende bedrijven vinden het moeilijk om met het complexe belastingstelsel van de EU om te gaan.

Veel Indiase softwareontwikkelingsbedrijven worstelen met de belastingregels van de EU. Dit wordt zelfs nog uitdagender met BTW-registratie en onmiddellijke boekhoudkundige behoeften. Uw bedrijf heeft behoefte aan duidelijke strategieën voor belastingbeheer naarmate het internationaal groeit.

In deze gedetailleerde gids worden de EU-belastingregels voor 2025 uiteengezet. U leert over btw-naleving, teambelasting op afstand en de snelste manieren om uw bedrijf te structureren. Wij helpen u uw belastingpositie te optimaliseren terwijl u de EU-regelgeving naleeft.

Inzicht in het EU-belastingkader voor softwarebedrijven

Het belastingkader van de EU voor softwarebedrijven verandert snel naarmate de zakelijke dienstverlening digitaler wordt. Vanaf januari 2025 zal de EU grote hervormingen doorvoeren in haar btw-tarievenstelsel. Deze hervormingen zullen de lidstaten meer vrijheid geven om verlaagde BTW-tarieven toe te passen.

Belangrijke belastingregels die van invloed zijn op softwareservices

De EU heeft haar belastingregels voor digitale diensten gedetailleerder gemaakt. Softwarebedrijven moeten nu verschillende regels volgen, waaronder het indienen van actuele digitale rapporten via e-facturen die voldoen aan de Europese normen. De EU heeft ook een nieuw rapportagesysteem gecreëerd. Dit systeem maakt het gemakkelijker om digitale diensten tussen lidstaten te verplaatsen met één vereenvoudigde aangifte.

Indiase softwareontwikkelingsbedrijven zouden kennis moeten nemen van de lancering van de One-Stop Shop (OSS)-systeem. Via dit systeem kunnen bedrijven BTW rapporteren en betalen over de verkoop van hun softwarediensten aan klanten in andere EU-landen. Ze kunnen dit doen via het bestuur van slechts één lidstaat.

Recente veranderingen in de belasting op digitale diensten

De EU zal in januari 2025 grote updates lanceren van haar speciale btw-regeling voor softwarebedrijven. Het bijgewerkte raamwerk biedt twee optionele regelingen:

Een binnenlandse regeling voor bedrijven gevestigd in de lidstaat waar BTW verschuldigd is
Een grensoverschrijdende regeling die btw-vrijstellingen uitbreidt naar bedrijven die over de grenzen van de EU heen werken

De EU zal ook een actueel digitaal rapportagesysteem voor de btw uitrollen via e-facturen. Dit systeem zou in 2030 van start moeten gaan, en de nationale systemen zouden in 2035 volledig moeten samenwerken. Het e-facturatiesysteem zal:

Verminder de btw-fraude met maximaal € 11 miljard per jaar
Lagere administratieve kosten voor EU-handelaren met ruim € 4,1 miljard per jaar

Impact op Indiase softwarebedrijven

Deze veranderingen brengen zowel kansen als uitdagingen met zich mee voor Indiase softwarebedrijven. Het nieuwe raamwerk verplicht bedrijven met hoge online inkomsten om voor verschillende online diensten 3% omzetbelasting te betalen. Dit zou ongeveer € 5 miljard aan inkomsten moeten opleveren. Bedrijven moeten ook hun procedures en systemen bijwerken om te voldoen aan de nieuwe eisen op het gebied van e-facturering.

De One-Stop Shop heeft naleving veel eenvoudiger gemaakt. Indiase softwarebedrijven kunnen hun btw-vereisten nu afhandelen via één online portaal en in één taal. Deze verandering zou bedrijven moeten helpen om in tien jaar tijd ongeveer 8,8 miljard euro aan registratie- en administratieve kosten te besparen.

De belastingautoriteiten van de EU verruimen hun registratie- en rapportageregels. Vanaf 2025 zullen softwarebedrijven die digitale diensten leveren aan in de EU gevestigde consumenten btw-registraties nodig hebben waar hun klanten zich bevinden. Desondanks is het vereenvoudigd Btw-registratie via OSS laat bedrijven bepaalde verkopen in alle EU-lidstaten rapporteren met slechts één kwartaalaangifte.

Opzetten van fiscaal-efficiënte bedrijfsstructuren

Indiase softwarebedrijven die zich uitbreiden naar de Europese Unie moeten nadenken over een cruciale beslissing: of ze een dochteronderneming of een filiaal willen opzetten. Deze keuze zal gevolgen hebben voor hun fiscale verplichtingen en operationele flexibiliteit. Een volledig beeld van deze structuren helpt bedrijven slimme beslissingen te nemen over het betreden van de EU-markt.

Vergelijking van dochterondernemingen en filialen

A dochteronderneming opereert als een onafhankelijke juridische entiteit en biedt duidelijke voordelen ten opzichte van filialen. Dochterondernemingen bieden een betere aansprakelijkheidsbescherming omdat het moederbedrijf beschermd blijft tegen de schulden en verplichtingen van de dochteronderneming. Deze scheiding is vooral waardevol wanneer Indiase softwareontwikkelingsbedrijven meerdere klantprojecten in EU-gebieden beheren.

Dochterondernemingen hebben deze belastingvoordelen:

Onderworpen aan de lokale belastingwetten van het land waar de onderneming is opgericht
Kan profiteren van de EU-moeder-dochterrichtlijn voor verlaagde dividendbelasting
Komt in veel EU-landen in aanmerking voor deelnemingsvrijstelling op dividenden

Bijkantoren werken als directe verlengstukken van het moederbedrijf en hebben geen onafhankelijke juridische status. Ze hebben eenvoudiger juridische en bestuursstructuren, maar stellen de moedermaatschappij bloot aan directe aansprakelijkheidsrisico's. Het installatieproces voor filialen is eenvoudig en ze zijn gemakkelijker te sluiten dan dochterondernemingen. Dit maakt ze geschikt voor specifieke projectmatige operaties of markttestfases.

Overwegingen bij een permanente vestiging

Het concept van een permanente vestiging (PE) is van cruciaal belang bij het bepalen fiscale verplichtingen binnen de EU. Volgens de OESO-richtlijnen bestaat er sprake van een PE als een bedrijf een vaste vestigingsplaats heeft waar het activiteiten uitvoert. Indiase softwarebedrijven kunnen een PE creëren door:

Het hebben van een vaste kantoorlocatie
Het onderhouden van servers uitsluitend voor het leveren van diensten
Opererend via afhankelijke agenten die regelmatig de bevoegdheid uitoefenen om contracten af te sluiten

Softwarebedrijven moeten er rekening mee houden dat de EU van plan is nieuwe "digitale PE"-concepten te introduceren. Deze kunnen zelfs zonder fysieke aanwezigheid van invloed zijn op de belastingheffing. Vanaf 2025 zullen bedrijven met een aanzienlijke digitale aanwezigheid te maken krijgen met nieuwe belastingverplichtingen op basis van:

Lokale inkomsten gegenereerd
Aantal gebruikers dat is bediend
Volume van zakelijke contracten in het gebied

Het creëren van een PE heeft grote fiscale gevolgen. Bedrijven worden aansprakelijk voor:

Vennootschapsbelasting in dat rechtsgebied
Lokale BTW-registratie en compliance
Reguliere vereisten voor belastingaangifte

Indiase softwarebedrijven moeten hun operationele structuur herzien om de belastingefficiëntie te vergroten. Om een voorbeeld te noemen: bedrijven die grote activiteiten in meerdere EU-landen plannen, zouden baat kunnen hebben bij het opzetten van een dochteronderneming in Estland, die de uitgekeerde winsten slechts belast met 20%. Cyprus biedt nog een andere optie, met speciale fiscale stimuleringsmaatregelen voor inkomsten uit intellectueel eigendom, waardoor de effectieve belastingtarieven onder bepaalde voorwaarden mogelijk kunnen worden verlaagd tot 2,5%.

Btw-naleving voor softwarediensten

Softwaredienstverleners moeten nadenken over de naleving van de BTW-wetgeving wanneer zij uitbreiden naar de Europese markt. Indiase softwarebedrijven moeten de BTW-registratiegegevens begrijpen om hun activiteiten in de EU ononderbroken te kunnen uitvoeren.

Wanneer moet u zich aanmelden voor de BTW?

Softwarebedrijven die leveren digitale diensten aan EU-klanten moeten hun btw-registratievereisten kennen op basis van hun transacties. B2C-verkopen leiden vanaf de eerste verkoop tot BTW-verplichtingen. Bedrijven van buiten de EU die digitale diensten aan consumenten in de EU verkopen, hanteren geen minimumdrempel.

Softwarebedrijven moeten het volgende beoordelen:

De locatie van hun klanten
Of ze nu bedrijven (B2B) of consumenten (B2C) bedienen
Het type softwarediensten dat ze aanbieden

De verleggingsregeling is vaak van toepassing op B2B-transacties en verschuift de BTW-verantwoordelijkheden naar zakelijke klanten. Bedrijven moeten de juiste btw-identificatienummers van klanten verzamelen en bewijzen om belastingen correct te kunnen afhandelen.

One-Stop Shop (OSS)-systeem

Het OSS-systeem maakt de btw-naleving eenvoudiger en zorgt ervoor dat softwarebedrijven hun EU-brede btw-verplichtingen via slechts één lidstaat kunnen afhandelen. Met dit systeem kunnen bedrijven:

Registreer u voor BTW in één EU-land
Bestand kwartaalaangifte BTW voor alle EU-verkopen
Gezamenlijk betalen via één administratie

Bedrijven kunnen hun administratieve kosten tot 95% verlagen met het OSS-systeem. Dankzij dit eenvoudigere raamwerk hebben Indiase softwareontwikkelingsbedrijven geen meerdere BTW-registraties nodig in verschillende EU-lidstaten.

Digitale dienst BTW-tarieven per land

De BTW-tarieven voor digitale diensten variëren aanzienlijk in de EU-lidstaten, van 17% naar 27%. Hier zijn enkele belangrijke voorbeelden:

Hongarije: 27%
Frankrijk: 20%
Duitsland: 19%
Luxemburg: 17%

Vanaf 2025 zullen de lidstaten meer vrijheid hebben om verlaagde tarieven toe te passen op specifieke categorieën goederen en diensten. Het hervormde systeem laat landen gebruik maken van:

Tot twee verlaagde tarieven vanaf 5%
Eén superverlaagd tarief onder de 5%
Eén nultarief voor essentiële goederen en diensten

Bedrijven moeten gedurende tien jaar gedetailleerde gegevens bijhouden, waaronder:

Bewijs van klantlocatie
Transactiedata en waarden
Toegepaste BTW-tarieven
Betalingsgegevens

Softwarebedrijven hebben ten minste twee bewijsstukken nodig om de locatie van hun klanten te bevestigen:

Factuuradres
IP-adres
Bankgegevens
Mobiele landcode

Bedrijven kunnen hun kwartaalaangiften binnen 20 dagen na afloop van elke periode indienen via het OSS-portaal. Deze geoptimaliseerde aanpak maakt het gemakkelijker om hieraan te voldoen en zorgt tegelijkertijd voor een nauwkeurige inning en afdracht van BTW in de hele Europese Unie.

Beheer van teambelasting op afstand

Indiase softwarebedrijven worden geconfronteerd met complexe fiscale uitdagingen wanneer hun werknemers op afstand over de EU-grenzen heen werken. Bedrijven hebben behoefte aan een duidelijk beeld van de verplichtingen van werknemers en de eisen op het gebied van de sociale zekerheid in deze evoluerende digitale wereld.

Belastingverplichtingen voor werknemers

Belastingregels veranderen op basis van hoe lang en waar werknemers op afstand over de grenzen heen werken. Volgens de EU-regels moeten werknemers die langer dan 183 dagen op afstand in een andere lidstaat werken, in dat land inkomstenbelasting betalen. Dit betekent dat Indiase softwarebedrijven duidelijke systemen moeten opzetten om bij te houden waar hun werknemers werken en voor hoe lang.

De Kaderovereenkomst Grensoverschrijdend Telewerken, die in juli 2023 van start ging, geeft nieuwe richtlijnen hiervoor belasting op werken op afstand:

Werknemers blijven onder de staatsbelasting van hun werkgever als ze minder dan 25% van hun tijd in hun thuisstaat werken
Werknemers kunnen gedurende maximaal drie jaar kiezen voor werkgeversbelasting wanneer werken op afstand tussen 25% en 49% ligt
Belastingverplichtingen verplaatsen zich doorgaans naar de thuisstaat van de werknemer, wanneer de werknemer meer dan 50% op afstand werkt

Bedrijven moeten sterke systemen bouwen om aan de regelgeving te blijven voldoen:

Registreer de werklocaties van medewerkers
Houd de duur van werkopdrachten op afstand in de gaten
Behandel belastingpapieren in verschillende regio's

Overwegingen op het gebied van de sociale zekerheid

De EU-regels voor de coördinatie van de sociale zekerheid bepalen de dekking op basis van de werklocatie. De Administratieve Commissie heeft in juli 2023 een nieuw kader gelanceerd dat meer mogelijkheden biedt aan thuiswerkers.

Dit is wat u moet weten over de naleving van de sociale zekerheid:

Bepaling van de dekking: Socialezekerheidsverplichtingen verplaatsen zich doorgaans naar het thuisland wanneer het werken op afstand meer dan 25% van de totale werkuren bedraagt
Voordelen van de raamovereenkomst: Een groep van achttien EU-lidstaten heeft een overeenkomst getekend waardoor werknemers de sociale zekerheidsdekking van hun werkgeversland kunnen behouden als ze minder dan 50% in hun thuisland werken
Documentatievereisten: Bedrijven moeten geldig worden A1-certificaten voor externe werknemers om een goede socialezekerheidsdekking te garanderen

Indiase softwarebedrijven moeten deze regels goed begrijpen. Het verbreken ervan kan leiden tot:

Grote financiële boetes
Juridische kwesties in meerdere landen
Risico's voor bedrijfsverstoring

De gids van de Administratieve Commissie wijst erop dat de socialezekerheidsdekking niet verandert op basis van wie voor werken op afstand heeft gekozen: de werkgever of de werknemer. Waar het om gaat is:

Hoe lang het werken op afstand duurt
Waar het werk gebeurt
Het type arbeidsrelatie

Indiase softwarebedrijven zouden gespecialiseerde salarissystemen moeten gebruiken die het volgende kunnen verwerken:

Belastingberekeningen voor meerdere landen
Het bijhouden van socialezekerheidsbijdragen
Live nalevingsmonitoring

Een goede planning en de juiste systemen helpen bedrijven hun teams op afstand te beheren en tegelijkertijd de belasting- en socialezekerheidsregels van de EU correct te volgen.

Belastingplanningstrategieën voor software-export

Belastingplanning speelt een belangrijke rol voor Indiase softwarebedrijven die hun Europese activiteiten willen optimaliseren. Recente belastinghervormingen in de EU hebben grote veranderingen teweeggebracht op het gebied van intellectuele eigendom (IE) en de regels voor verrekenprijzen.

Richtlijnen voor transferprijzen

Het nieuwe van de Europese Commissie geharmoniseerde regels voor verrekenprijzen streven naar een consistente aanpak in de lidstaten. Deze regels bepalen dat verbonden entiteiten binnen multinationale groepen hun transacties op een vergelijkbare manier moeten prijzen als die tussen onafhankelijke derde partijen onder vergelijkbare omstandigheden.

Indiase softwarebedrijven moeten het arm's-lengthbeginsel volgen door te zorgen voor:

Markttarieven bepalen de prijzen voor softwarelicenties binnen de groep
De servicekosten voor technische ondersteuning komen overeen met de industrienormen
Ontwikkelingskosten krijgen de juiste verdeling tussen entiteiten

EU-landen erkennen die van de OESO richtlijnen voor transfer pricing als basis voor het bepalen van eerlijke marktwaarden. Deze richtlijnen benadrukken dat bedrijven belasting moeten betalen daar waar zij waarde creëren en economische activiteiten uitoefenen.

IP-holdingstructuren

IP-holdingstructuren bieden Indiase softwareontwikkelingsbedrijven een geweldige manier om hun intellectuele eigendom te beheren. Veel EU-lidstaten bieden nu IP-boxregimes aan die de belastingtarieven op kwalificerende IP-inkomsten verlagen.

De beste IP-boxtarieven zijn onder meer:

Malta met een effectief belastingtarief van 0%
Cyprus en Liechtenstein tegen 2,5%-tarieven

De EU-lidstaten moeten hun IP-boxregimes vanaf juni 2021 afstemmen op de gewijzigde nexusbenadering. Deze aanpak vereist:

Belastingvoordelen die rechtstreeks gekoppeld zijn aan R&D-uitgaven
Voordelen om zich vooral te concentreren op patenten en aanverwante activa
Netto-inkomen in plaats van bruto-inkomstenberekeningen

Indiase softwarebedrijven moeten weten dat de voordelen van IP-boxen meestal van toepassing zijn op:

Inkomsten uit softwareoctrooien
Gelicentieerde technologie-royalty's
Winst uit de verkoop van IP-activa

Goede documentatie helpt bij het aantonen van transfer pricing-regelingen. Bedrijven hebben gedetailleerde gegevens nodig van hun ontwikkelingskosten, licentieovereenkomsten en methoden voor winsttoewijzing. De lopende BEPS-initiatieven (Base Erosion and Profit Shifting) van de EU blijven de kaart voor internationale softwarebedrijven op de Europese markten veranderen.

Conclusie

Indiase softwarebedrijven die naar Europa willen uitbreiden, moeten de belastingregels van de EU goed kennen. Het One-Stop Shop-systeem en de juiste bedrijfsstructuur helpen bedrijven het papierwerk aanzienlijk te verminderen en tegelijkertijd aan de regelgeving te blijven voldoen.

De beste belastingplanning begint met de juiste bedrijfsstructuur en regels voor een vaste vestiging. De structuur van een dochteronderneming biedt een betere bescherming tegen aansprakelijkheid en belastingvoordelen. Bijkantoren werken beter voor specifieke projecten. Bovendien moeten softwaredienstverleners goed letten op de nieuwe digitale PE-regels.

Bedrijven kunnen de btw-naleving eenvoudig afhandelen door gedetailleerde administratie bij te houden en het OSS-systeem goed te gebruiken. Het beheren van teams op afstand vereist een zorgvuldige naleving van de belasting- en socialezekerheidsregels, vooral met de nieuwste raamovereenkomst over grensoverschrijdend telewerken.

Het toekomstige succes van Indiase softwarebedrijven is afhankelijk van betrouwbare systemen voor de registratie van verrekenprijzen en gunstige IP-holdingstructuren. Deze slimme aanpak en goede belastingplanning zullen hen helpen het meeste uit de Europese marktkansen te halen en daarbij alle regelgeving na te leven.